El Ayuntamiento de Marbella ha iniciado los preparativos del X Aniversario de la creación del Archivo Histórico Municipal, que está previsto para la primavera o verano del próximo año. La efeméride contemplará la organización de diferentes eventos entre los que destacan la exposición de documentos representativos de la historia de Marbella y una serie de conferencias sobre el archivo y sus posibilidades didácticas y de investigación. Por otro lado, está en marcha la confección de un libro sobre el Archivo Histórico Municipal que, a modo de guía, permita un acercamiento a los fondos de la institución.
El Archivo Municipal de Marbella es, por su tamaño, el tercer archivo de la provincia, alcanzando su producción documental más de medio kilómetro al año. Se encuentra dividido en tres secciones (Histórico, Intermedio y de Gestión) que responden a la edad de los documentos que alberga cada una.
En el Archivo Histórico se conservan los documentos de más de cuarenta años de antigüedad; en el Intermedio, los que tienen entre 40 y diez años; y en el de Gestión los más recientes. Y tiene una larga historia, posiblemente mayor que la de su primer documento (1504). Fue, no obstante, a principios de 1987 cuando se lo dotó de personal funcionario y de esta fecha es de la que partimos.
Es un archivo que se benefició de unos precedentes (iniciativas personales) en los que la prioridad estribó en la conservación y el aspecto organizativo, cuando se concertaron la pasión por la historia y la profesionalidad en personajes como Alcalá Marín o Lucía Prieto, precursores de una tarea que el Ayuntamiento prosigue aún.
Posteriormente, en 1998, se trasladó el archivo a las dependencias de la calle Portada, en lo que fue la antigua Comisaría de Policía. En 2006, se culminó esta nueva época con la creación del Archivo Histórico de la ciudad, gracias al empeño y sensibilidad patrimonial del entonces delegado de Cultura Francisco Javier Moreno.
Desde entonces, se ha creado el Archivo de Gestión (en el nuevo centro del edificio Parque Miraflores) y se han ampliado las vertientes a las tarea de proyección, difusión y mejora de las condiciones de servicio e investigación, con la creación de la página web, la organización de visitas guiadas y también de conferencias y exposiciones.
Hitos y nombres, en definitiva, que han hecho viable que esta institución adopte una forma muy parecida a lo que la teoría recomienda y la ley obliga.
Las 50.000 cajas de documentación se tratan con técnicas archivísticas, se digitalizan (los que así se determina), se valoran y seleccionan y se decide cuál será su destino final transcurridos los plazos que para cada edad y tipología dispone la legislación vigente.
El archivo no es un almacén, por mucho que a sus salas se las denomine depósitos; y no lo es por que, además de lo dicho, constituye un servicio municipal con una vocación administrativa y otra cultural; porque supone la fuente de información más completa de la institución matriz y porque es el vivero más provechoso de la investigación histórica de la ciudad.
La aspiración del archivo y de sus responsables es contribuir a descubrir el manto de hermetismo, misterio e indolencia que rodea al mundo de los archivos. Hacer patente que la información y su tratamiento adecuado son tareas de extraordinaria importancia, dado el poder demoledor de que gozan los documentos.
También es aspiración del Archivo Municipal deshacer la ya casi invencible confusión que se arrastra con la actividad bibliotecaria o con la neonata profesión de documentalista. Y desterrar definitivamente las viejas abstracciones que se asocian al archivo (arcanidad, confidencialidad, secreto) para, así, disfrutar de su naturaleza informativa y hasta equívoca.
En el Archivo Histórico, además de centralizarse los trabajos administrativos y archivísticos de las distintas secciones, se lleva a cabo el mantenimiento de la página web y se efectúan los trabajos de digitalización.
La puesta en marcha del servicio de digitalización y la subida de los documentos digitalizados a la página web del archivo ha constituido uno de los pasos más importantes de la trayectoria del servicio. Significa, sencillamente, que el público investigador (o el aficionado o el interesado por la historia de Marbella) puede consultar documentos del archivo desde cualquier punto del mundo, sumándose así al servicio que desde el portal PARES del Ministerio de Cultura se presta en lo referente a la documentación que sobre Marbella se custodia en otros archivos nacionales (Archivo General de Simancas o Archivo Histórico Nacional).
Desde el comienzo de los trabajos se han digitalizado más de cien mil documentos, habiéndose subido a la página web alrededor de 93.000, toda vez que no todos las digitalizaciones son susceptibles de consulta directa, dadas las restricciones que la legislación impone en materia de protección de datos personales.
Entre los documentos digitalizados, se pueden destacar los siguientes:
—Real Cédulas, R. Órdenes y Decretos recibidos por el ayuntamiento entre 1764 y 1814.
—Las ordenanzas y reglamentos municipales desde 1763 a 1870.
—Los Libros de Actas Capitulares desde 1811 a 1849; y desde 1921 a 1946.
—Los deslindes de los términos municipales desde 1763 a 1803.
—Los bandos de Alcaldía de 1814.
—Expedientes de Conducta de la Guerra Civil, desde 1937 a 1942.
—Correspondencia Oficial desde 1842 a 1876, y también de 1932 y 1937.
—Expedientes de Depuración de funcionarios desde 1937 a 1938.
—Obras y Servicios Municipales 1856
—Registros de Población y Padrones de Habitantes desde 1842 a 1945.
—Libros de Nacimientos del Registro Civil (1841-1866).
—Libros de Defunciones del Registro Civil (1841-1870).
—Libros de Matrimonios del Registro Civil (1841-1870).
—Expedientes de Formación de Quintas (1838-1950).
—Expedientes de Elecciones y Referendos (1812-1876).
